Membuat Nomor Surat Otomatis dengan PHP MySQL

Membuat Nomor Surat Otomatis dengan PHP MySQL , yaitu membuat sebuah sistem penomoran yang tergenerate secara otomatis oleh aplikasi, sebagai contoh adalah No Surat atau No Faktur. Sebagai penyedia jasa pembuatan aplikasi berbasis web , kami tentunya sangat sering sekali mendapatkan kasus seperti ini, sering kita jumpai nomor surat otomatis yang biasanya ada pada Surat Penawaran, Surat Perjalaan Dinas, Surat Tugas , dan jenis nomor surat lainnya. Kemudian format no surat yang ada, tentunya menyesuaikan dengan kegunaan masing-masing surat.

Sebagai contoh Format Nomor Surat yang digunakan adalah : 201/SPD/III/2018 dengan ketentuan :
- 201 : adalah nomor surat yang akan ter-reset ke 01 (running number) pada tiap awal bulan.
- SPD : string tetap.
- III : adalah format bulan berjalan dalam bentuk romawi.
- 2018: adalah tahun sekarang.

Untuk Membuat Nomor Surat Otomatis dengan PHP MySQL sebagaimana seperti format nomor surat di atas, maka dibutuhkan logika dan script modul yang dapat menangani dan membentuk sehingga dapat meng generate otomatis format nomor surat tersebut. Kemudian, bagaimana cara penyusunan format, script php nomor surat otomatis seperti apa yang akan digunakan? Hampir sama dengan script yang pernah kami buat yaitu script kode otomatis php mysql.

Berikut adalah tutorial, langkah - langkah cara Membuat Nomor Surat Otomatis dengan PHP MySQL, dan Anda dapat mengikutinya hingga selesai:

Membuat Nomor Surat Otomatis dengan PHP MySQL

Nomor Surat Otomatis PHP

Desain tabel database, sebagai contoh tabel di database dengan nama "tb_transaksi" , dengan field / atribut : id_transaksi , kode_transaksi , nama_transaksi, tanggal
Nomor Surat akan kita simpan di dalam field kode_transaksi di tabel "tb_transaksi" , Script PHP nya akan dijelaskan di bawah ini :

Pertama adalah membuat variabel untuk format kode yang mudah dan bisa kita dapatkan secara langsung, contohnya :

$bulan = date('n');
$tahun = date('Y');
$nomor = "/SPD/".$bulan."/".$tahun;

Jika script Membuat Nomor Surat Otomatis dengan PHP MySQL diatas jalankan, variabel $nomor tersebut akan mendapatkan output : /SPD/03/2018

Kemudian, karena format bulan masih dalam bentuk nomor, maka kita harus merubahnya ke dalam bentuk romawi. Berikut adalah script modulnya :

Save as fungsi-romawi.php

<?php
	function getRomawi($bln){
		switch ($bln){
        case 1: 
			return "I";
		break;
		case 2:
			return "II";
		break;
		case 3:
			return "III";
		break;
		case 4:
			return "IV";
		break;
		case 5:
			return "V";
		break;
		case 6:
			return "VI";
		break;
		case 7:
			return "VII";
		break;
		case 8:
			return "VIII";
		break;
		case 9:
			return "IX";
		break;
		case 10:
			return "X";
		break;
		case 11:
			return "XI";
		break;
        case 12:
			return "XII";
		break;
		}
	}
?>

untuk membuat nomor surat dengan bulan romawi otomatis, kita dapat merubah sedikit script penomoran yang sudah ada dengan memanggil / include fungsi-romawi.php , sehingga script menjadi :

<?php
	include "fungsi-romawi.php";
	$bulan	= date('n');
	$romawi	= getRomawi($bulan);
	$tahun 	= date ('Y');
	$nomor 	= "/SPD/".$romawi."/".$tahun;
?>

Jika script di atas jalankan, maka mendapatkan output : /SPD/III/2018

Membuat Nomor Surat Otomatis dengan PHP MySQL sampai dengan pembahasan di atas, kita telah mendapatkan format bulan , dan tahun otomatis , sesuai dengan bulan dan tahun berjalan. Kemudian, kita perlu membuat nomor surat yang akan me-reset ke 01 pada tiap awal bulan , tentu perlu meggunakan query database. Script query tersebut dapat kita desain seperti berikut :

<?php
	include "fungsi-romawi.php";
	$bulan = date('n');
	$romawi = getRomawi($bulan);
	$tahun = date ('Y');
	$nomor = "/SPD/".$romawi."/".$tahun;
	
	// membaca kode / nilai tertinggi dari penomoran yang ada didatabase berdasarkan tanggal
	$query = "SELECT max (kode_transaksi) as maxKode FROM tb_transaksi WHERE month(tanggal)='$bulan'";
	$hasil = mysql_query($query);
	$data  = mysql_fetch_array($hasil);
	$no= $data['maxKode'];
	$noUrut= $no + 1;
	
	//membuat Nomor Surat Otomatis dengan awalan depan 0 misalnya , 01,02 
	//jika ingin 003 ,tinggal ganti %03
	$kode =  sprintf("%02s", $noUrut);
	$nomorbaru = $kode.$nomor;
?>

Jika script di atas jalankan, maka mendapatkan output yang lebih sempurna sebagaimana pembahasan tutorial kali ini yaitu Membuat Nomor Surat Otomatis dengan PHP MySQL , dan hasilnya adalah:
01/SPD/III/2018

Download Tutorial Membuat Nomor Surat Otomatis dengan PHP MySQL

Sekian penjelasan tentang tutorial bagaimana cara Membuat Nomor Surat Otomatis dengan PHP MySQL, lengkap dengan script dan contohnya. Semoga dapat membantu research Anda.

Baca juga :

• Script PHP Export To Excel
• Script PHP Hitung Umur Berdasarkan Tanggal Lahir
• Cara Membuat Script Autonumber PHP MySQL
• Script PHP Update Database MySQL | CRUD
• Script Tampil Database dengan PHP MySQL | VIEW Data
• Cara Membuat Laporan PDF dengan PHP dan MySQL
• Membuat Form Input Data dengan PHP dan MySQL

Membuat Nomor Surat Otomatis dengan PHP MySQL

Tags: membuat nomor surat otomatis, nomor surat otomatis, nomor surat otomatis PHP MySQL, nomor surat php, membuat nomor surat otomatis dengan PHP MySQL